02 czerwca 2026

KSeF a wydatki pracowników – nowe podejście do rozliczeń

Obowiązkowy KSeF może utrudnić rozliczanie drobnych wydatków ponoszonych przez pracowników, zwłaszcza podczas delegacji, spotkań biznesowych czy przejazdów służbowych. Problem dotyczy m.in. sytuacji, w których dokument zakupu nie jest wystawiany bezpośrednio na pracodawcę.

Faktury imienne poza KSeF

W ostatnim czasie pojawiły się interpretacje podatkowe wskazujące na możliwość rozliczania wydatków udokumentowanych fakturami imiennymi wystawionymi na pracowników. Dotyczy to przede wszystkim kosztów ponoszonych w interesie firmy, takich jak noclegi, transport, paliwo czy opłaty związane z podróżą służbową.

Takie faktury nie są wystawiane w KSeF, ponieważ nabywcą formalnie jest osoba fizyczna. Nie wyklucza to jednak ich podatkowego rozliczenia przez pracodawcę, jeżeli wydatek pozostaje związany z działalnością gospodarczą i został poniesiony na potrzeby firmy.

Istotne znaczenie ma sposób finansowania i dokumentowania wydatku. Jeżeli pracownik korzysta ze służbowej karty płatniczej albo rozlicza koszt w ramach wewnętrznego raportu, firma powinna dysponować dokumentami pozwalającymi wykazać biznesowy charakter zakupu.

Organy podatkowe dopuszczają również możliwość ujęcia takich wydatków w kosztach w wartości brutto, czyli razem z podatkiem VAT, jeżeli VAT nie podlega odliczeniu. W praktyce znaczenie mogą mieć więc nie tylko same faktury, ale także raporty wydatków, opisy celu zakupu i wewnętrzne procedury rozliczeń.

W praktyce przedsiębiorcy powinni zweryfikować zasady dokumentowania wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników po wdrożeniu KSeF. Odpowiednio przygotowana procedura może ograniczyć problemy z przypisywaniem faktur, rozliczaniem delegacji oraz ujmowaniem kosztów w księgach.

Polityka prywatności

„Stabilne fundamenty prawne dla rozwoju Twojej firmy.”

Website created by NOVO - Marketing Partner

+48 728 537 735

b.obszanska@krpobszanska.pl

38-400 Krosno, ul. Podkarpacka 26