Jawność wynagrodzeń – pracodawcy powinni przechowywać potwierdzenia
Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń w rekrutacji. Pracodawca powinien przekazać kandydatowi informację o proponowanym wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale, opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach. Informacja może zostać przekazana w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy, z takim wyprzedzeniem, aby kandydat mógł zapoznać się z warunkami i przygotować do negocjacji.
Dowód przekazania informacji kandydatowi
Projektowane przepisy wdrażające dyrektywę 2023/970 przewidują grzywnę za nieprzekazanie kandydatowi informacji o wynagrodzeniu. Sankcja może wynosić od 2 tys. do 60 tys. zł. Oznacza to, że pracodawcy powinni zadbać nie tylko o samo przekazanie informacji, ale również o możliwość wykazania, że obowiązek został wykonany.
Przepisy dopuszczają przekazanie informacji w postaci papierowej albo elektronicznej, ale nie wskazują, w jaki sposób należy przechowywać potwierdzenie jej przekazania. W przypadku komunikacji elektronicznej najbezpieczniejsze będzie zachowanie wiadomości e-mail wysłanej do kandydata wraz z datą jej przekazania. Przy większych rekrutacjach pomocne może być także odnotowanie wysyłki w systemie rekrutacyjnym.
Jeżeli informacja jest przekazywana papierowo, pracodawca powinien rozważyć uzyskanie podpisu kandydata na kopii dokumentu albo prowadzenie listy potwierdzającej datę i sposób przekazania informacji.
Potwierdzenia przekazania informacji warto przechowywać co najmniej przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Taki okres pozwala ograniczyć ryzyko związane z ewentualnymi roszczeniami kandydata, a po jego upływie dokumentacja powinna zostać trwale i bezpiecznie usunięta.
W praktyce pracodawcy powinni już teraz ustalić jednolity sposób przekazywania kandydatom informacji o wynagrodzeniu oraz archiwizowania potwierdzeń. Brak takiej dokumentacji może utrudnić wykazanie, że obowiązek został wykonany prawidłowo, zwłaszcza po wejściu w życie nowych sankcji.
„Stabilne fundamenty prawne dla rozwoju Twojej firmy.”
© 2024 Copyright - Kancelaria Radcy Prawnego Bernadeta Obszańska - All Rights Reserved
Website created by NOVO - Marketing Partner
b.obszanska@krpobszanska.pl
38-400 Krosno, ul. Podkarpacka 26